Como fazer a prestação de contas do condomínio em 3 passos
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A prestação de contas do condomínio é um dos momentos mais delicados durante a gestão sindical. É preciso ser bastante organizado para conseguir reunir todos os dados relativos à gestão. Além do mais, há também a necessidade de apresentar tudo de forma clara e objetiva antes de passar o bastão.

Pensando nisso, reunimos um verdadeiro manual para que você faça uma excelente prestação de contas, apresentando as informações como um profissional da área. Confira!

1. Reúna toda a documentação necessária

A primeira coisa a ser feita na prestação de contas para a administradora é reunir os documentos que comprovem todas as movimentações econômicas do condomínio. Apesar de cada caso ter suas próprias particularidades, os documentos principais são:

Relatório de orçamento

Na posse do cargo, o síndico realiza um orçamento com todos os gastos previstos durante sua gestão e, ao final dela, precisa elaborar um relatório de gastos e receitas que discrimine para onde foi todo o dinheiro investido e de onde veio o saldo creditado na conta do condomínio. O objetivo é comparar o que foi planejado e o que de fato aconteceu.

Relatório de receita

É nesse relatório que o síndico deve especificar a relação de condôminos adimplentes e inadimplentes. No caso dos que estão em débito com o condomínio, é preciso especificar todas as multas e taxas cobradas por conta dos atrasos de pagamento. Esse documento também especifica toda a receita gerada por meio de locação das áreas comuns do condomínio, como churrasqueira, salão de festas etc.

Relatório de despesas

É aqui que o síndico deve especificar os gastos fixos (contratos e folha de pagamento), os gastos variáveis (investimentos programados ou gastos que sofrem alterações mês a mês) e os custos extras com obras emergenciais e que não estavam previstas no orçamento inicial.

Balancete final

É um resumo de tudo o que foi mencionado anteriormente. Todos os gastos e saldos devem ser especificados de forma resumida, sendo que:

  • saldo mensal é a diferença entre os gastos e saldos do mês vigente;

  • saldo atual é o valor total que o condomínio tem em caixa, ou seja, o saldo total do mês anterior mais o saldo mensal vigente.

2. Elabore uma apresentação clara e objetiva

Com todos os documentos reunidos e bem organizados, é hora de apresentar tudo aos condôminos. Lembre-se de que a objetividade é o carro-chefe. Evite termos não usuais e garanta que todos os presentes possam ter total entendimento dos assuntos abordados.

Distribua, no início da apresentação, uma folha com todos os tópicos abordados durante a apresentação para que os ouvintes possam se guiar durante os temas discutidos. Faça comparações em relação a outros anos ou meses para mostrar as evoluções conquistadas, reduções de custos, entre outros, e deixe a pasta com a prestação de contas à disposição de todos na recepção.

Abra espaço para as perguntas e objeções, e responda aos questionamentos de forma sucinta e clara. Deixe que todos exponham pensamentos acerca do material apresentado, mesmo que as ideias sejam de reprovação.

3. Preze pela prestação de contas fluida e transparente

Para garantir que tudo ocorra da melhor forma possível, alguns cuidados precisam ser tomados durante a apresentação, como:

  • ater-se somente ao período que esteja em pauta: não perca muito tempo discorrendo sobre épocas que não sejam interessantes para a análise dos resultados;

  • ter sempre em mãos as documentações originais de tudo o que for apresentado;

  • tratar os problemas de inadimplência de forma coletiva, evitando falar de casos particulares;

  • jamais citar o nome dos inadimplentes, mas o número do apartamento;

  • ouvir a opinião de todos os presentes, sejam proprietários ou locatários.

Ao tomar medidas como essas, a sua prestação de contas do condomínio será realizada da melhor forma possível, abordando todos os pontos que precisam ser analisados de forma clara e sem causar transtornos e confusões. Uma boa prestação de contas mostrará como a sua função sindical foi realizada com eficiência e honestidade, lembre-se disso.

Para realizar uma prestação de contas do condomínio eficiente, sugerimos também que utilize um software de gestão para condomínios, como o King Condo, que além de eficiente oferece a opção de teste gratuito.