Do papel pro celular: como levar a gestão do condomínio no bolso
5 (100%) 1 vote

Em tempos de modernidade e inovação, o uso de aplicativos é cada vez mais frequente no dia a dia das pessoas. Nos condomínios isso não é diferente, pois muitas funcionalidades podem tornar as tarefas mais fáceis de executar. Podemos dizer, inclusive, que ficar por fora da tecnologia pode comprometer não só a realização do trabalho, mas também o tempo livre para o lazer.

Com o propósito de otimizar o tempo, garantir controle de informações e, consequentemente, uma gestão de sucesso, utilizar uma Plataforma de Gestão de Condomínios é imprescindível.

Saiba que, ao utilizar esse tipo de recurso para dar suporte na administração do condomínio, é possível otimizar muitas atividades recorrentes, tal como estabelecer uma boa comunicação com os condôminos, gerenciar reservas de espaços comuns, lidar com a parte financeira, fazer a gestão dos funcionários, dentre muitas outras.

Para entender as vantagens de gerir seu condomínio online e levar essa tarefa no seu bolso, preparamos uma lista com algumas delas especialmente para você. Confira!

Gestão do cadastro de integrantes feita pelo próprio morador

Sabemos que um dos pontos críticos na segurança de um condomínio é a abordagem das pessoas que circulam em suas dependências, sejam elas moradores, funcionários, prestadores de serviços, hóspedes, convidados, dentre outros.

Com o uso de aplicativos fica bem mais fácil lidar com essa questão. Afinal, os próprios moradores podem gerenciar quem está autorizado ou não a entrar no condomínio. Parece só um detalhe, mas isso facilita muito o trabalho da portaria. Cabe aos funcionários se preocupar apenas em ter uma abordagem correta e controlar bem o registro de acesso.

Melhoria na comunicação

De posse dos seus dispositivos móveis, é possível estabelecer uma comunicação segura e eficaz entre todos os agentes envolvidos na operação do condomínio.

Por meio da plataforma online, os moradores enviam autorizações referentes a chegada de encomendas, visitantes, prestadores de serviço, etc. Assim, as demandas são atendidas com mais rapidez e segurança.

Além disso, a administração comunica-se com os moradores enviando comunicados, informações relevantes e prestando contas de seus atos. 

Conservação e manutenção de áreas

Com o uso de uma plataforma adequada, os moradores podem participar mais ativamente da gestão. Todos podem, de forma ágil, encaminhar sugestões, esclarecer dúvidas e reportar pedidos de manutenção, limpeza ou intervenção em determinada área.

Dessa maneira, a administração recebe tais ocorrências, toma as medidas necessárias e o condômino pode acompanhar, a qualquer momento, o andamento do seu chamado. Tudo isso visando a conservação e valorização do imóvel.

Transparência e acesso a documentos

Outra grande vantagem de uma plataforma que possibilita o uso de celulares é a possibilidade de consultar o regimento interno, convenção de condomínio e até mesmo os balancetes mensais.

Todo este trabalho é feito pela administração, utilizando um sistema na retaguarda, que permite a execução destas tarefas.

Auxilia no controle de gastos

Como dito anteriormente, é possível gerir as finanças e documentos com a utilização de dispositivos que tenham acesso a internet, tal como um smartphone ou um computador. Além de garantir o controle dos boletos e informações importantes para os condôminos, o uso de dados online é capaz de auxiliar quando algo está gastando mais do que deveria.

Dessa forma, é possível encontrar quais são as causas para esse problema, por exemplo, nas redes de encanamento e/ou energia que podem estar gerando déficit no caixa do condomínio. Assim, é possível atuar na raiz do problema e resolvê-lo o quanto antes.

Aumenta a produtividade do síndico

Como comentamos no início, muitas vezes o síndico não possui formação específica para executar o seu trabalho, o que faz com que ele tenha que aprender durante a gestão. Sabemos que isso pode atrasar um pouco os seus afazeres, portanto é preciso encontrar maneiras de aumentar sua produtividade e sanar esse problema.

Podemos dizer que um sistema de gestão pode atuar de forma determinante nessa questão, visto que fornece as ferramentas necessárias para que a administração do condomínio seja a mais fácil possível.

Além do síndico, caso os moradores e o conselho também tenham alguma tarefa, esta pode ser feita de forma mais produtiva.

Fornece mais mobilidade

Caso o sistema de gestão de condomínio online possua um aplicativo, é possível facilitar muito a vida dos moradores do condomínio e também do próprio síndico. Um exemplo é a reserva de espaços de lazer, como a churrasqueira e o salão de festa.

Apenas com um toque, é possível garantir que esses lugares fiquem garantidos para o uso na data escolhida. Com isso, é possível imaginar o quão rápido e fácil fica garantir a festa e/ou churrasco de família: sem esforço algum.

Além disso, o processo se torna muito mais rápido, evitando qualquer tipo de confusão. Esses são alguns dos benefícios de ter o controle da gestão do condomínio no celular, tanto para o morador, quanto para o síndico.

Contribui para a otimização de processos

Trazemos aqui o fato de que um sistema de gestão ajuda muito na otimização de processos. Com ele, é muito mais fácil marcar reuniões, fazer a parte financeira, lidar com terceiros, dentre outros processos que podem ser demorados.

Afinal, com esse tipo de tecnologia não é mais preciso utilizar de ferramentas e processos antigos e arcaicos, tudo fica mais rápido e eficiente.

Oferece uma maior facilidade para atualização de cadastros e informações

Outra grande vantagem oferecida por um sistema de gestão online é a facilitação do cadastro de informações, bem como a sua atualização. Afinal, tudo que é pertinente estará armazenado ali e basta uma pesquisa para encontrar. Se compararmos com o armazenamento de informações padrão, feito de maneira física, com papéis e arquivos, notamos que um sistema online é bem mais eficiente.

Além disso, fica muito mais fácil para os próprios moradores atualizarem às suas informações quando for pertinente. Por exemplo, quando chega um novo morador de um apartamento em que se locam quartos, ele pode ser cadastrado no sistema do condomínio de forma muito mais rápida e automática.

Estimula uma maior participação nas decisões

Com um sistema de gestão online, também é possível estimular a participação dos condôminos nas decisões do condomínio, visto que é possível fazer consultas na web, estando em qualquer lugar. Sabemos que muitas vezes nem todos podem participar dos encontros presenciais.

Então, é possível solicitar a participação de todos, mesmo que alguns não possam estar fisicamente presentes nos encontros ao vivo.

Organização e acesso fácil em um só lugar

Por fim, ressaltamos que um sistema de gestão online ajuda na organização do condomínio, auxiliando síndicos e moradores a terem acesso a tudo em apenas um lugar. Isso fornece agilidade e produtividade para o trabalho do síndico e para a participação dos condôminos.

A gestão de condomínio online é uma tendência que vem com tudo e está transformando a gestão desse tipo de negócio, principalmente quando a administração feita é por moradores e não por profissionais.

Agora que você já conhece as vantagens de utilizar um software de gestão para condomínios, conheça o nosso guia que fala sobre tecnologias pertinentes para essa realidade.