Como deve ser feita a ata da reunião de condomínio?
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A gestão de condomínios nem sempre é uma atividade simples. O conflito de opiniões e interesses pode render desentendimentos sérios. Para que todos os condôminos entrem em consenso, é preciso haver um encontro regular para debater posicionamentos e votar as melhores propostas.

Para que as decisões sejam válidas, a ata da reunião de condomínio precisa ser elaborada. Ela é o documento que registra e comprova o que foi relatado nos encontros dos condôminos. É na ata de reunião de condomínio que vai constar o que foi discutido durante as reuniões, principalmente os temas polêmicos, permitindo que a gestão possa deliberar de forma democrática.

Fazer a ata de reunião do condomínio não é um trabalho só do síndico: o secretário e o presidente também podem fazê-la. O documento, na verdade, é bem simples. O objetivo principal é que o conteúdo seja claro, informativo e que contemple todos os condôminos.

Para entender melhor a respeito, confira as informações neste post.

O que é uma ata?

Uma ata de reunião de condomínio é um documento que contém o registro escrito de fatos, ocorrências e decisões tomadas em uma assembleia ou reunião. Ou seja, é preciso relatar na ata todos os argumentos expostos e as decisões tomadas durante o evento, como assuntos relacionados às áreas comuns do condomínio ou treinamento dos porteiros.

Mas apesar de muitas pessoas acreditarem que é muito simples redigir a ata, é preciso dar atenção a alguns detalhes que padronizam o documento da reunião de condomínio.

Como redigir a ata da reunião de condomínio?

Muitas pessoas e até administradores de condomínios redigem a ata como uma simples carta. Contudo, trata-se de um documento de utilização formal e, por isso, é preciso respeitar um conjunto de normas chamado de redação técnica. Confira, a seguir, quais são essas normas imprescindíveis.

Ausência de abreviaturas

Como dito, a ata da reunião de condomínio é um documento formal. Por isso, precisa ter todas as informações especificadas de forma clara e direta, sem abreviações. Isso porque uma abreviação pode ter múltiplos sentidos e, assim, confundir o leitor.

Números escritos por extenso

Todos os números que precisarem ser relacionados em uma ata devem ser escritos por extenso. Isso reduz a possibilidade de erros de leitura e, até mesmo, de alteração dos dados inicialmente escritos no documento.

Não ter rasuras

Uma ata não deve conter rasuras de espécie alguma. Sejam riscos para identificar um trecho errado ou mesmo o uso de corretivos. Caso o redator da ata escreva alguma informação incorreta ou cometa algum erro, ele deve fazer uma partícula retificativa. Ou seja, ele se retratar no próprio texto, por extenso.

Por exemplo: “Aos treze dias do mês de março, digo, de maio, de dois mil e dezessete…”. Mas se o erro for identificado apenas depois de lavrada a ata, o redator pode acrescentar uma errata ao término dela: “Onde se lê março, leia-se maio“.

Planeje o preenchimento da ata

É interessante que, antes da reunião se iniciar, o redator planeje o preenchimento da ata relacionando, por exemplo, todos os pontos da pauta do evento. É permitido, inclusive, que seja feita uma abertura comunicando o fim daquele encontro. A seguir, o redator passa a relacionar os argumentos debatidos durante a reunião e as decisões tomadas.

Além disso, alguns itens são essenciais para a validação. São eles:

  • nome do condomínio;
  • tipo de reunião;
  • data, horário e local do encontro;
  • lista de todos os presentes;
  • dados dos componentes que lideram a reunião;
  • roteiro da reunião, bem como os assuntos em debate;
  • resultado das votações, relatório das decisões tomadas e assinatura dos responsáveis pelo documento e também pela presidência da reunião.

Quem deve redigir a ata?

A redação da ata da reunião de condomínio pode ser realizada por qualquer um dos presentes. Porém, aconselha-se que o responsável seja um componente da mesa diretora ou o escolhido como secretário daquela assembleia.

Geralmente esses documentos são redigidos em um livro do próprio condomínio, que mantém o registro de todas as reuniões passadas. No entanto, já existem diversos condomínios aproveitando das vantagens de utilizar um software de gestão digitalizando todo o processo e economizando recursos físicos.

A ata da reunião de condomínio deve ser lida ao final do evento, de forma que todos os presentes fiquem cientes do conteúdo dela. Então, basta que o presidente da mesa e os moradores demonstrem ciência ao assinar o documento. O registro em cartório nem sempre é necessário, mas é preciso verificar se a convenção do condomínio exige tal procedimento.

Como deve ser o layout do documento?

Embora não não seja costume dar muita atenção para o design da ata, vale ressaltar que ele é muito importante para os registros de reuniões. Desde que nela conste todos os pontos essenciais que citamos anteriormente, não existe um padrão exigido para delinear o layout do documento.

Entretanto, é preciso tomar alguns cuidados na elaboração desse arquivo. O mais indicado é que seja eleito um formato de ata legível e acessível, para que as informações nela contidas sejam de fácil compreensão por todos os condôminos.

Quais dicas para realizar uma boa ata de reunião?

O objetivo da ata de reunião de condomínio é registrar e informar as deliberações do grupo. Assim, quem escreve deve ter sempre em mente o público a que se dirige, usando um tom formal e claro. A seguir, há algumas dicas que podem facilitar a produção do conteúdo.

Posicione-se em um local favorável

Caso a ata de reunião de condomínio seja produzida durante a reunião, o síndico ou a pessoa responsável pela redação do documento deve se posicionar de forma a ouvir com clareza o que for dito pelos membros e deve ficar à vista de todos os presentes. Isso faz com que a reunião se torne mais produtiva, otimizando a troca de ideias.

Esteja preparado para fazer anotações

Seja no papel ou no computador, é necessário que a pessoa encarregada pela ata de reunião de condomínio esteja preparada para fazer anotações sobre o que for dito. Como as reuniões são momentos dinâmicos, é necessário ter muita atenção para não perder nenhum detalhe.

Escreva de forma clara

Como dissemos, a ata deve ser lida no final da reunião. Ao de escrever o documento, lembre-se que todos precisam entender o conteúdo. Busque usar termos claros e de fácil entendimento.

Use a tecnologia a seu favor

Seja usando programas comuns como o Word e o Excel, seja usando softwares de gestão on-line, a escrita da ata pode ser facilitada pelo uso da tecnologia. Caso o seu condomínio tenha um sistema de gestão on-line, você deve garantir que todos tenham acesso ao documento em até 8 dias depois da reunião.

Seguindo as dicas e orientações que trouxemos neste texto, você será capaz de escrever uma ata de reunião de condomínio com mais habilidade. Esse documento é imprescindível na administração de um edifício, pois apresenta a base de todas as reuniões futuras e determina todos os aspectos do funcionamento do condomínio. Por isso, a ata deve estar acessível e clara para todos que desejam consultá-la.

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